C - Projekt Fokus KG 2016 - k:3 Seminar- und Kursverwaltung
Kurs Veränderungen
Kurs verlängern
Über diese Funktion können Sie den Kurs verlängern. Hinweis: Um Kurse verlängern zu können, muss in den Kursgrundlagen die Checkbox "Kursverlängerung möglich" aktiviert sein. (Hauptregister Kursdefinition/Bereich Kursauslastung)
Es folgen die nachfolgenden Fenster, gehen Sie diese bitte Schritt für Schritt durch.
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2) Bei der Verlängerung eines Kurses kann man den Kurstag, die Zeiten oder die Dauer anpassen.
Wählen Sie die Terminanzahl aus, um wie viele Termine der Kurs verlängert werden soll. Prüfen Sie vorher das Startdatum der Verlängerung und kontrollieren Sie es im Bereich "Endet am:"
3) Auch der Raum kann für zukünftige Termine verändert werden.
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Danach werden die nächsten Termine angelegt und der Kurs ist verlängert.
Tragen Sie bei "Beginnt um:" das gewünschte Datum für den neuen Termin ein. Falls notwendig, können Sie bei "Kursleiter" auch die entsprechende Person zuordnen.
Hinweis: zum Löschen eines Termins müssen Sie die entsprechenden Rechte als Benutzer besitzen. Ohne diese Rechte kann dieser Befehl nicht ausgeführt werden: >> Kursplanung Nachtraegliche TerminBearbeitung
>> Planung EinzelTermin LoeschRechte
WICHTIG: wenn Sie einen Termin nicht endgültig löschen möchten, haben Sie noch die Möglichkeit diesen Termin zu streichen. Es kann hierbei ein Streichungsgrund hinterlegt werden, der u.a. für die Kursleiter oder in der Buchungszentrale sichtbar ist. Außerdem können über diese Funktion ebenfalls Rabattkarten zur Rückerstattung von Kursgebühren eingerichtet werden, sodass die Rechnungen korrekt erstellt werden.
Ähnlich wie in der Schnellauswahl der Kursdetails können Sie über "Kurs Veränderungen" einen ausgewählten Termin löschen.
Klicken Sie hierzu den entsprechenden Termin an und klicken Sie auf diese Funktion. Beachten Sie hierzu folgende Frage:
Diese Funktion ist sehr eindeutig. Es können allerdings nur "geplante" Kurse gelöscht werden, denen keine Kursleiter zugeteilt wurden. Soll ein Kurs gelöscht werden, dem bereits ein Kursleiter zugeteilt wurde, muss man diesen erst entfernen (Haken entfernen), bevor sich der Kurs löschen lässt. ACHTUNG: Sollten Sie einen Kurs löschen wollen, der bereits in der Vergangenheit liegt, so ist dies nur möglich, wenn Sie als Benutzer die Rechte dazu haben.
Bei allen anderen Kursen ab dem Status "Zur Buchung freigegeben" empfehlen wir den Kurs im Kursstatus auf "erledigt" zu setzen.
Hier kann die Kursart geändert werden, auf dessen Grundlage der Kurs geplant wurde. Der entsprechende Kurs muss geladen sein, um diese Funktion einzusetzen. Hinweis: Sie benötigen das Benutzerrecht "Kursplanung Kurs Art aendern" um diese Funktion ausführen zu können.
Sobald Sie diese Funktion ausführen, öffnen sich die nachfolgenden Fenster:
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2) Wählen Sie die neue Kursart aus.
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5) Geben Sie einen neuen Namen ein, über die Kursgrundlagen wird ein Vorschlag angezeigt.
6) Den angezeigten Kursnamen ändern Sie über "Kursname ändern" (Punkt 8).
Ähnlich wie in der Schnellauswahl der Kursdetails, können Sie über "Kurs Veränderungen" für einen ausgewählten Termin den Kursort/Standort/Raum verändern.
Klicken Sie hierzu den entsprechenden Termin an und klicken Sie auf diese Funktion. Beachten Sie hierzu folgende Frage:
Auch der Kursname lässt sich manuell anpassen. In Punkt 5 "Kursart ändern" werden Sie hierzu aufgefordert. Hinweis: Im Webshop wird der Kursname per Standard aus Kursgrundlagen gezogenen. Wenn Sie den Namen aus der Kursplanung verwenden möchten, ändern Sie die Programmeinstellung "nutze Ueberschreibmodus fuer Kurstitel im Web" entsprechend.
Dies ist der zweite Weg, um den Kursleiter für den ausgewählten Kurs (für alle Termine) zu verändern. Nutzen Sie hierzu das Dropdown-Menü "1. Trainer verändern".
Analog zur Status-Änderung des gesamten Kurses kann auch eine einzelne Kurseinheit (ein Kurstermin) auf den Status "gestrichen" gegändert werden. Dies ist der Unterschied zur Funktion "Ausgewählten Termin löschen", bei der der Termin vollständig gelöscht und nicht mehrangezeigt wird.
Hinweis: zum Streichen/Löschen eines Termins müssen Sie die entsprechenden Rechte als Benutzer besitzen. Ohne diese Rechte kann dieser Befehl nicht ausgeführt werden. >> Kursplanung Nachtraegliche TerminBearbeitung
>> Planung EinzelTermin LoeschRechte
Für diesen Befehl müssen Sie einen Kurs ausgewählt/geladen haben und in den Kursdetails den gewünschten Termin anklicken. Dann über diese Funktion diesen einen Termin streichen.
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2) Grund der Streichung eingeben:
Hinweis: Die verschiedenen Streichungsgründe können Sie ganz individuell in den Grundlagentexten anlegen.
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4) Kontrollieren Sie den geänderten Termin-Status wahlweise im Register Kursliste. Klappen Sie dazu die Terminliste über das +Zeichen links auf:
Im Register Kursdetails können Sie ebenfalls den Spaltenkopf "Status" einblenden:
Schon in den Kursgrundlagen können Sie für jeden Kurs/jede Kursart spezielle Unterlagen (Word-, Excel- oder PDF-Dateien) für die Teilnehmer hinterlegen.
Hier in der Kursplanung können Sie weitere Unterlagen für einen gezielten Termin bzw Kurs hinterlegen.
Hinweis: Diese Funktion kann nur bei Kursen mit dem Kursgrundlagen-Merkmal "Erlaube Psychologischen Preis" eingesetzt werden:
Mit dieser Funktion können Sie steuern, dass z.B. ein Kurspreis, der auf Einzelstundenbasis kalkuliert wurde und einen "krummen" Endbetrag hat (z.B. 302,25 EUR), auf 299,00 EUR reduziert wird.
Ebenso können Sie damit Kurse anlegen, die beispielsweise aus 4 Unterrichtseinheiten (UE) bestehen. In der regulären Berechnung haben Sie in den Kursgrundlagen 50,00 EUR pro Einzelstunde eingetragen. Mit dieser Funktion können Sie jetzt steuern, dass Ihr Kunde einen Sonderpreis von 179,00 EUR erhält, wenn er alle 4 UEs bucht (anstelle von regulär 4x 50,00 EUR = 200,00 EUR). Wenn ein Kunde in diesem Beispiel nun nur eine Teilbuchung von z.B. 3 UEs haben möchte, dann berechnet der k:3 einen Endbetrag von 150,00 EUR (auf Grundlage des Einzelstundenpreises).
1) Reduzierten Endbetrag eingeben, über OK bestätigen.
Hinweis: denken Sie in diesem Bereich an den integrierten Taschenrechner bei der Eingabe des Netto- bzw. Bruttopreises.
2) Kontrollieren Sie die Eingabe über die Spalte "SP" und "Sonderpreis":
Sollte diese Kursart nicht berechtigt sein, erscheint dieses Fenster:
Die Sonderkosten beziehen sich auf die Funktionen der "Zusatzkosten/Zusatzkalkulation" aus den Kursgrundlagen. Diese Funktion können Sie nutzen, wenn bei einem speziellen Kurs andere bzw. zusätzliche Kosten zu den vorhergesehenen angefallen sind.
Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie alle weiteren Angaben anpassen können.
ACHTUNG: bitte gehen Sie mit dieser Funktion behutsam und bedacht um!
Die Software macht keine Kursvalidierung und es werden keine Daten aus dem Ferienkalender berücksichtigt.
1) Der Kursstatus muss bei "zur Buchung freigegeben" oder "Wird stattfinden" sein.
2) Geben Sie das neue Startdatum ein. Bitte beachten Sie dabei die entsprechenden Werte (Kurstag, Anzahl d. Einheiten usw.), bevor Sie ein Datum eingeben.
Über das kleine "x" im oberen rechten Eck des Fensters können Sie den Befehl abbrechen.
Hinweis: Diese Funktion steht nur Kursen auf Einzelstundenbasis zur Verfügung. Sie wird zwingend benötigt, wenn man z.B. Extrakosten je Unterrichtseinheit hinterlegt hat. Sollte beispielsweise der Kurs um einen Termin erweitert oder gekürzt werden, dann ändert sich auch der Gesamtpreis des Kurses. In diesem Fall starten Sie die Neukalkulation!
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2) Kontrollieren Sie den neu angelegten Termin über die Kursdetails und den Wert der Kurseinheit:
Mit dieser Funktion können sie die Terminserie für ihren Kurs überarbeiten. Hier werden ausschließlich alle vorhandenen Termine bezüglich des Wochentags und der Uhrzeit gleichzeitig verändert. Wenn sie einzelne Termine hinzufügen oder löschen oder verschieben möchten, verwenden sie dazu die Funktion "Termin hinzufügen" (2), "ausgewählten Termin löschen" (3). Zum verschieben einzelner Termine können sie die Drag&Drop-Funktion im Reiter "Kalender" verwenden, oder sie wechseln in den Reiter "Kursdetails" und machen dort einen Doppelklick auf einen Termin.
Wählen Sie einen Kurs aus und klicken Sie auf diese Option, um den Kurspreis zu überarbeiten.
Hinweis: Dadurch verändern Sie erst einmal nur den Anzeigepreis des Kurses auf der Webseite.
Beispiel dafür: Ein Kurs, der dauerhaft angeboten wird, hat beliebig viele Kurseinheiten. Wird der Preis des Kurses durch eine Einzelkalkulation festgelegt, so wird die Anzahl der Kurseinheiten mit dem Einzelstundenpreis multipliziert. Bei 200 Kurseinheiten und einem Einzelstundenpreis von 10,00 EUR läge der Preis somit bei 2000,00 EUR. Wenn dieses Kursangebot jedoch nur mit einer 10er Karte besucht werden soll, muss der Preis natürlich auch neu berechnet und dementsprechend angegeben werden. In diesem Fall: 10 (Einheiten) x 10 EUR (Einzelstd. Preis) = 10 EUR.
Wenn Sie die Terminserie eines ganzen Kurses verschieben möchten, empfehlen wir die Funktion "Verschiebung advanced". Eine Beschreibung der Funktion finden Sie im Kapitel "Kursverschiebung advanced"
Mit dieser Funktion können Sie die Vorlagen von to do Listen aus den Kursgrundlagen auf den aktuell geladenenen Kurs (erneut) übertragen. Hinweis: to do-Einträge die bereits bearbeitet wurden, bleiben erhalten - alle anderen werden überschrieben.
Die Kursart eines bestehenden Dauerangebots zu ändern macht dann Sinn, wenn Standort und Kurszeit gleich bleiben, allerdings die Kursart (Leistungs-Niveau) für die Zukunft verändert werden soll.
Folgen Sie den Fenstern:
1) Wählen Sie im Dropdown-Menü die zukünftige Kursart aus:
2) Ersten Termin des neuen Kurses definieren:
3) Auch die Kursbeschriftung des neuen Dauerangebots wird angepasst:
4) Wählen Sie Ihre neue Terminserie und Einheitenanzahl aus:
5) Jetzt noch unter "Ressource" den Standort auswählen:
6) Personal hinzufügen - über "weitere Kursplanung".
7) Und zu guter Letzt: sollen vorhandene Teilnehmer und Kursleiter übertragen werden?
Hinweis: diese Funktion funktioniert auch bei Kursen, deren Startdatum in der Vergangenheit liegt. Denn es könnte ja sein, dass sich etwas im laufenden Betrieb verändern muss.
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2) Verändern Sie die Zeit des Kursbeginns. Über die TAB-Taste Ihrer Tastatur springen Sie zur Endzeit (welche automatisch angepasst wird).
Wählen Sie über die esten beiden Schaltflächen Ihre gewünschte Aktion oder brechen Sie den Vorgang ab.
