C - Projekt Fokus KG 2016 - k:3 Seminar- und Kursverwaltung
Das Kontextmenü im Adressbuch
Hinweis: Neben dem eigenständigen Adressbuch-Modul gibt es auch einen Adressbuch-Bereich im Modul "Buchungen". Die Einträge im Kontextmenü können dort abweichen.
Kundennummer kopieren
Kopiert die Kundennummer des gewählten Eintrags in die Zwischenablage.
Dies ist eine Option, die für die Administration von Kursleitern gedacht ist. Hier kann ein Kursleitender hinterlegen wann er Zeit hat. Dabei können mehrere Pläne mit Laufzeiten hinterlegt werden. Dies bietet die Möglichkeit Freiberuflich Tätigen oder Studierenden Ihre Wunschzeit zu dokumentieren.
Diese Option ist grundsätzlich auch im k:3 Webmodul verfügbar.
Bietet Ihnen die Möglichkeit Verfügbarkeitspläne zu erstellen, ändern und zu löschen. Sie dienen der Auffindung von verfügbaren Kursleitern, während der Suche nach entsprechenden Kursen.
Der Email Adress Selektor ist dafür gemacht für den nächsten Versand die entsprechende Emailadresse festzulegen. Dies ist dann relevant, wenn sie mehrere Email Adressen an einem Kontakt führen.
Achtung: Diese Änderungen sind nicht persistent und müssen beim nächsten Programmstart wieder vorgenommen werden.
Mit dieser Funktion können Sie einen vorhandenen Adressbucheintrag grundsätzlich löschen. Es müssen sämtliche Voraussetzungen dazu erfüllt sein, ansonsten wird eine entsprechende Meldung angezeigt:
Hinweis: Das Löschen funktioniert nur, wenn dem Teilnehmer keine Verträge aus Buchungen oder sonstigen Verkäufen zugeordnet oder Dokumente hinterlegt sind.
Ruft den Verbrauchseinheiten Editor auf. Damit können die Verbrauchseinheiten Ihrer Kunden zu verwaltet werden. Beispielsweise sind das die Anzahl der Stunden eines Kontingents, die ein Teilnehmer verbrauchen darf
Zusätzliche Kategorien hinzufügen/entfernen - hier können die Auswahlfelder unter Optionen --> Zusätzliche Charakteristika ergänzt oder gelöscht werden
Newsletter hinzufügen/entfernen - ein neuer Newsletter kann hier hinzugefügt oder ein bestehender entfernt werden, zu sehen unter Optionen --> Newsletter
Bietet die Möglichkeit zeitliche Abläufe von Prozessen wie Buchungen, Teilnahmen, etc. nachzuverfolgen.
Die Buchungshistorie ist identisch mit der Buchungshistorie im Adressbuch-Bereich Weitere Daten / Register "Buchungshistorie" (sowie in der Buchungsmaske unten links, Bereich Buchungshistorie)
In der Teilnahme-Historie finden Sie eine Liste aller für den Teilnehmer gebuchten Termine. Eine detaillierte Beschreibung aller Funktionen finden Sie im Kapitel Terminhistorie.
In der Zahlungshistorie wird der Datensatz in der Umsatzliste geladen. Alle ihm zugeordneten Rechnungseinträge werden angezeigt. Hinweis: Wenn Sie andere Datensätze in der Umsatzliste anzeigen möchten, öffnen Sie die Umsatzliste bitte über die bekannte Navigation (Startmenü/Adminisitration/Umsätze und Rechnungen)
In der Versionshistorie sehen Sie den Änderungsverlauf des Stammdateneintrags:
0er repGuids Historie: Spezial-Funktion für den technischen Support
Hier können Accounts erzeugt, Daten dazu inklusive Rechte verändert werden und die Übersicht pro Kunde eingesehen werden.
Webaccounts erzeugen Mit dieser Funktion erzeugen Sie einen Usernamen und ein Passwort nach einem voreingestelltem Muster. 3 Buchstaben des Vornamens, 3 Buchstaben des Nachnamens und ein kryptisches Passwort.
Web Account mit neuen Daten überschreiben Diese Funktion erzeugt neue Zugangsdaten, analog zu Web Accounts erzeugen.
Username und Passwort Editor Mit dieser Funktion können Sie manuell in den Benutzernamen und das Passwort eingreifen. Darüber hinaus können Sie den Benutzernamen und das Passwort auslesen, wenn Sie danach gefragt werden. Hinweis: Beim Passwort wird eine kryptische Zeichenfolge angezeigt, damit das vom Kunden vergebene Passwort geschützt bleibt.
Tipp: Mit den Platzhaltern <WEBUSERNAME> und <WEBPASSWORT> können Sie eine Vorlage erstellen, um die Zugangsdaten (erneut) zu versenden. Beachten Sie aber, dass bei einem erneuten Versand das kryptische Passwort versendet wird. Wir empfehlen in diesem Fall ein neues Start-Passwort vorher zu setzen, das der Kunde dann beim nächsten Login ändern sollte.
Web Accounts Rightsmanagement
Hier steuern Sie, welche Berechtigungen mit dem Login verknüpft werden.
Wir haben verschiedene Rechte vordefiniert. Diese Rechte können bei der Entwicklung eines Webportals integriert werden.
1. Masteraccount. Mit dem Master Account können Sie neue Benutzer anlegen, Historien anschauen und Freigabeprozesse steuern. Der Master Account hat Zugriff auf alle Daten der Mitarbeitenden im Buchungsprozess und kann diese den einzelnen Produkten im Warenkorb zuordnen. Ein Masteraccount bezieht sich dabei auf alle Einträge einer Gruppierung (Firmenzugehörigkeit oder Familienzugehörigkeit)
2. Mitarbeiter - Eigenständige Buchung Mit diesem Recht ermöglichen Sie es Mitarbeitenden eine Buchung im Webportal durchzuführen. Dabei sieht der Mitarbeitende ausschließlich seine eigenen Daten.
3. Mitarbeiter - Mit Genehmigung Mit diesem Recht können Sie Mitarbeitenden den Buchungsprozess an die Hand geben und anschließend selbst entscheiden, ob Sie diese Buchung freigeben möchten. Hierbei ist es wichtig, dass Sie das Feld „Email für Freigabeprozess“ entsprechend füllen, damit Sie eine Notifikation erhalten.
4. Reiner Login keine Buchung Hiermit können Sie Accounts freischalten, um zum Beispiel Zugriff auf die Buchungshistorie, eigene Zertifikate oder gekaufte Medien zu haben. Der Mitarbeitende kann keine Kurse buchen.
SAP Import Dies ist eine spezifische Kundenimplementierung um Stammdaten aus dem SAP System in den k:3 zu überführen.
Export Kursleiter XML für Newsletter Diese Funktion sorgt dafür, dass sie eine XML Datei erhalten mit dem Namen, Vornamen und der E-Mailadresse der Kursleitenden.
Stundenreport Der Stundenreport dient dazu Unterrichtseinheiten oder Fortbildungspunkte einer Gruppe von Personen oder einzelnen Personen in eine Report zu überführen.
Einzelnen Eintrag in der Karte anzeigen Mit dieser Funktion können Sie visualisieren, wo die Person wohnt. Voraussetzung dafür ist es, dass die Adresse von einem Webservice erkannt wird und in Längen und Breitengrade übersetzt werden kann.
Alle gefilterten Einträge in der Karte anzeigen Diese Funktion bezieht sich auf eine Gruppe von Personen, die im Adressbuch gefiltert wurden. Anmerkungen siehe oben.
Die Funktionalität sich Wohnorte der Personen anzeigen zu lassen kann z.B. hilfreich sein, um negativ Gebiete zu erkennen, wo Sie ggf. noch mehr Kundenpotential haben könnten.
Personenauskunft Hiermit wird das DSGVO Recht „Auskunft über die eigene Person“ in einen Report überführt - mit allen relevanten Daten, die im k:3 vorliegen.
Diese Funktion ist im k:3 nicht verfügbar. Im P:3 können Sie Standard-Dokumente hinterlegen, um diese direkt an der Hand zu haben, wenn sie eine E-Mail schreiben.
Hierzu gehören beispielsweise: AGB, Standard Werbedokumente, etc.
Diese Funktion macht es Ihnen möglich, Dokumente einheitlich an den Stammdaten der Personen, die sie ausgewählt haben, anzuhängen, ohne dass diese pro Person in die Datenbank gespeichert werden. Die hier gepatchten Dokumente werden unter weitere Daten -> Marketing Dokumente angezeigt. (Menübereich "Weitere Daten" unten rechts)
Wenn sie Aussendungen an ihre Kunden vornehmen, per E-Mail oder per Post kann es Sinn machen, die Angebote, die Sie versendet haben, in die Akten der Kunden unter Marketing Dokumente hinzuzufügen, damit andere Mitarbeitende ggf. Einblick in spezifische Rabattaktionen erhalten.
Wählen Sie mit "Dokumente hinzufügen" Dateien von Ihrem PC/Netzlaufwerk. Anschließend klicken Sie "Auswahl in Akten einstellen", um die Aktion durchzuführen.
Sie als nächstes nach dem Kampagnen-Name gefragt. Der Name und die Beschreibung ist nur für Sie als interne Notiz relevant. Legen Sie ein Start- und Ende-Datum für die Kampagne fest, damit Sie alle Kampagnen nachträglich einem Datum zuordnen können. Für Rabatt- und Sonder-Aktionen lässt sich zudem die Gültigkeitsdauer für die Aktion dokumentieren.
Mit dieser Funktion können Sie einen Firmeneintrag auswählen und diesen mit einem Standardraum in die Standortverwaltung übertragen. Diese Funktion ist hilfreich, wenn Sie viele Inhouse Seminare bei Kunden geben.
Hinweise: Diese Funktion ist nur für Firmeneinträge verfügbar. Bestätigen Sie die Abfragen unten mit Ja. Es erfolgt anschließend keine Bestätigung. Die neuen Räume sind erst nach einem Neustart des k:3 verfügbar. In der Standortverwaltung wird der Name und die Adresse des Firmeneintrags übernommen. Es wird immer ein Raum mit dem Namen "Raum 1" angelegt. Details zur Standortverwaltung finden Sie im Kapitel 3 - Kursorte - Die Standortverwaltung
Bietet die Möglichkeit für eine Kursart den Preis Pro Unterrichtseinheit oder den Preis je Kurs Kundenspezifisch zu erfassen.
Mit dieser Funktion ist es möglich, Individuelle Preisvereinbarungen bei Kunden zu hinterlegen. Hier können Sie Kursarten auswählen und bei diesen Kursarten entweder den Stundenpreis oder den Gesamtpreis des Seminars Individuell steuern. Diese Funktion ist sehr hilfreich, wenn Sie auf tatsächlich geleisteter Stundenbasis abrechnen oder Dauerangebote haben und dem Kunden im regelmäßigen Turnus Rechnungen erstellen. Daher steht die Funktion nur uneingeschränkt zur Verfügung, wenn sie die nachträgliche Kursabrechnung benutzen (RG-offen).
Bei normalen Kursen werden die hinterlegten Festpreise eines Kurses direkt bei der Buchung berücksichtigt.
Bietet die Möglichkeit leitende Funktionen sowie Untergebene und Vorgesetzte zu erfassen.
. Dies ist eine spezielle Kundenimplementierung. Mit dieser Funktionalität Ist es möglich nicht nur einfache Hierarchien, wie im Adressbuch dargestellt, zu zeigen, sondern ebenfalls sehr komplexe Firmenstrukturen wiederzugeben Vorgesetzten - Untergebenen - Unter Untergebenen usw. Querverweise für weitere übergreifende Verknüpfungen.
