Schritt 5: Kursleiter definieren, Veranstalter zuweisen, Status verändern

 

Das Drop-Down-Menü beinhaltet eine Auswahl an verschiedenen Stati eines Kurses. Jeder Status hat eine bestimmte Auswirkung im Prozess der Kursplanung und damit verbunden auch mit den Buchungsoptionen.

1. Status = geplant (nur in der Kursplanung sichtbar, keine Buchungen möglich, ein Kursleiter muss noch nicht definiert sein)

2. Status = zur Buchung freigegeben (Kursleiter steht fest/ist zugewiesen, nun ist der Kurs in der Buchungszentrale/im Webshop sichtbar und kann gebucht werden)

3. Status = wird stattfinden* (Mindestteilnehmerzahl ist erreicht, es kann weiterhin gebucht werden, Startdatum noch in der Zukunft)

4. Status = begonnen* (Startdatum erreicht, Kurs läuft bereits, ggf. kann weiterhin eingebucht werden)

6. Status = gestrichen (wählen Sie diesen Status, wenn der Kurs abgesagt wird, danach ist der Kurs nicht mehr sichtbar bzw. buchbar)

7. Status = erledigt* (dieser Status wird automatisch erreicht, sobald alle Termine des Kurses ausgelaufen sind. In den Programmeinstellungen kann man definieren, nach wieviel Tagen ein beendeter Kurs auch wirklich auf "erledigt" gesetzt wird und damit ins Archiv verschoben wird. Unter Umständen ist dies wichtig, um zu steuern wie lange Kursleiter in der App den Anwesenheitsstatus der Teilnehmer und von sich selbst setzen kann!)

8. Status = Angebot (im Falle von Seminaren oder Ähnlichem, die nicht in Ihrer eigenen Einrichtung, sondern bei Ihren Kunden stattfinden, können Sie Ihren Kursen den Status Angebot zuweisen, sodass Ihre Kunden sich vorab darüber informieren können, worum es sich dabei handeln würde und ob Sie daran interessiert sind oder eher weniger)

 

 

 

1. Status = geplant // In der Kursliste sieht der Kurs nun wie folgt aus:

 

2. Status = zur Buchung freigegeben // In der Kursliste sieht nun wie folgt aus:

 

Sobald der korrekte Status ausgewählt ist, klicken Sie auf zuweisen. So wird der neue Status eingesetzt/gespeichert.

 

Es empfiehlt sich, die Standard-Ansicht im Kursleiterfenster zu verändern und über die Spaltenauswahl die Qualifikationen der Kursleiter einzublenden:

 

 

Wählen Sie einen Kursleiter aus. Sobald Sie einen Haken gesetzt haben, werden alle Termine mit diesen Kursleiter verknüpft. Zur Kontrolle können Sie dies in den Kursdetails nachschauen.

Sobald Sie beginnen den Nachnamen in das Suchfeld einzugeben, beginnt das System zu filtern.

Um die Veranstalter Option zu nutzen, muss dies in den Programmeinstellungen grundsätzlich angeschaltet werden.

 

Im Adressbuch steht anschließend bei der Rollenauswahl ein Veranstaltereintrag zur Verfügung, der einer Person zugewiesen wird. Mit einer Veranstalterzuordnung kann in der Kursplanung besser gefiltert werden. Darüber hinaus kann sowohl in den Kursgrundlagen, als auch in den Tarifen und Mitgliedschaften gesteuert werden, mit welchem Konto SEPA Dateien erstellt werden sollen. Auch die Veröffentlichung von Webdaten auf unterschiedliche Homepages kann gesteuert werden. Zusätzlich kann in Buchhaltungsschnittstellen unterschiedliche Erlöskonten oder Kostenstellen zugeordnet werden.

Dieser Bereich ist nur sichtbar, wenn die Programmeinstellung "nutze Organisatoren Erweiterung" auf dem Wert "nutze Organisatoren" steht.
Zusätzlich zum Veranstalter (Nummer 6), können Sie pro Kurs einen Organisator bestimmten.
Dieser hat keine technische Auswirkung im k:3 sondert dient nur als Information, wenn man intern einen Ansprechpartner zuordnen möchte.
In diesem Dropdown erscheinen alle Adressbucheinträge mit der Rolle "Interner Mitarbeiter".
In der Kursliste kann die Spalte "Organisator" eingeblendet werden, damit für jeden Kurs der interne Ansprechpartner einsehbar ist.