Im Adressbuch können sie zusätzlich zu den Stammdaten-Einträgen eine Personalakte anlegen.
In der Personalakte können Kontaktdaten (Adresse, Telefonnummer etc.) sowie Informationen zum Lebenslauf eines Mitarbeiters oder Bewerbers gespeichert werden.
Darüber hinaus können in einer Dateiablage zusätzliche Dokumente hochgeladen werden (z.B. Zeugnisse und Zertifikate).
Wenn sie in ihrem Webshop die Funktion "Stellenausschreibungen" verwenden, können sie über das Modul "Bewerbermanagement" die Daten eines Bewerbers direkt in einer Personalakte übernehmen. Diese Funktion findet zum Beispiel Anwendung, wenn eine Bewerbung erfolgreich verlief und die betreffende Person eingestellt wird. (vgl.
Stellenausschreibungen)
Neue Personalakte anlegen
Wenn sie ohne die oben beschriebene Importfunktion eine Personalakte anlegen möchten, benötigen sie zunächst einen Adressbucheintrag (vgl.
Neuer Adressbucheintrag)
Wählen sie den gewünschten Adressbucheintrag aus und klicken sie rechts im Seitenmenü auf den Reiter "Personalakte".
Klicken sie auf "Neu erstellen":
Die Kontaktdaten werden aus dem Adressbucheintrag übernommen.
Sie können diese Daten nachträglich bei Bedarf noch anpassen.
Hinweis: Wenn im Adressbuch nachträglich Kontaktdaten geändert werden, werden die Änderungen nicht automatisch in der Personalakte übernommen.
Im Reiter Lebenslauf können sie nun einzelne Einträge für Ausbildungsabschnitte und Qualifikationen anlegen.
Klicken sie dazu im Datensatzmenü unten auf das +Zeichen:
Es öffnet sich ein neues Fenster:
Außer dem Feld "Art" sind alle Felder optional; es müssen also nicht alle Felder ausgefüllt werden.
Für die Art der Einträge stehen ihnen folgende Kategorien (Arten) zur Verfügung: Berufserfahrung, Ausbildung, Weiterbildung, Qualifikation, Zusätzliches, ITKenntnisse, Sprachen.
Bestätigen sie ihre Einträge mit einem Klick auf den Aktualisieren-Button, bevor sie einen neuen Eintrag anlegen.
Dokumente hinzufügen
Im Reiter Dokumente können sie zusätzliche Dateien von ihrem PC hochladen (z.B. Zertifikate, Zeugnisse u.ä.).
Speichern
Klicken sie abschließend ganz oben auf den Speicher-Button, um ihre Eintragungen in der Personalakte zu speichern.
Mit einer Anbindung an das k:3Webmodul kann ein Bewerbermanagement hinzugefügt werden.
Wenn sich Personen auf Ihr Schulungsangebot bewerben müssen, dann kann diese Funktion sehr hilfreich sein, um die Bewerbungen vor einem Abschluss zur Ausbildung zu sichten, und diese erst im Anschluss in die Stammdaten zu überführen. Die Daten bleiben in einem gesonderten Bereich bestehen und können dementsprechend mit eigenständigen Berechtigungen und DSGVO Regeln bedacht werden.
Diese Funktion ist nicht im Standard enthalten - Bei Fragen wenden Sie sich bitte an den Support.
