Bereich Stammdatenbearbeitung

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Neuer Haupteintrag

Um einen neuen Adressbucheintrag anzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor:

Wählen Sie "Neuer Eintrag"

aus dem Menü
Tragen Sie alle Grunddaten ein. Bitte beachten Sie, dass die korrekte Rolle (z.B. Kursleiter) ausgewählt wird.
Anschließend klicken Sie auf "Grunddaten speichern"

Im Anschluß öffnet sich der Adresseditor, in den Sie die Adresse des Kontaktes eintragen. Sollten Sie noch keine Adressdaten haben, können Sie auch auf Speichern klicken. Das Programm füllt dann die Adresse mit Platzhaltern (ge- XXX - t) aus. Sollten Sie den Einsatz der Dokumentenerzeugung planen, ist es sinnvoll, Platzhalter zu nutzen, damit es nicht zu Problemen kommt.

Im nächsten Schritt können Sie Bankdaten des Kontaktes eintragen. In den Programmeinstellungen kann diese Funktion ein- und ausgeschaltet werden. So entscheiden Sie selbst, ob diese Daten immer erfasst werden sollen. Bei Auslieferung ist diese Option deaktiviert.

Nach der Bearbeitung der PopUp Eingabefenster können Sie die Kontaktdetails eintragen. Diese Liste ist frei konfigurierbar (Administration -> Grundlagentexte). Sie können jederzeit auch abweichende Kontaktdetails bei jedem Kontakt hinterlegen.

Kursleiter anlegen

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Um einen Kursleiter anzulegen:

folgen sie den Anweisungen im Abschnitt "Neuer Haupteintrag" (siehe oben).
im Dropdown Menü "Rollen" wählen sie --> Kursleiter.
speichern sie den Datensatz ab.
es erscheint eine zusätzliche Checkbox "Kursleiter im Web veröffentlichen"
Wichtig: Wenn sie den K.3 Webshop verwenden und der Kursleiter auf ihrer Homepage erscheinen soll
Aktivieren die Checkbox "Kursleiter im Web veröffentlichen":

(Diese erscheint erst, nachdem ein Adressbucheintrag mit der Rolle "Kursleiter" abgespeichert wurde.)
Um den Kursleiter einem Kurs zuzuordnen folgen sie sie der Beschreibung im Kapitel Schritt 5 Kursleiter definieren, Veranstalter zuweisen, Status verändern und dort Punkt Nummer 4.

Neuer untergeordneter Eintrag

Untergeordnete Einträge sind für die Zuordnung von Mitarbeitern zu Unternehmen oder für die Verknüpfung von Familienbeziehungen gedacht.

Hinweis: Die Zuordnung dient auch bei der späteren Buchung dazu, abweichende Rechnungsempfänger auszuwählen.

Um einen untergeordneten Eintrag anzulegen gehen Sie so vor:

wählen Sie einen entsprechenden Eintrag aus der Adressliste aus
klicken dann im Menü auf

"neuer untergeordneter Eintrag"
wählen Sie aus der Liste die zutreffende Beziehung aus. Sie können natürlich zu jedem späteren Zeitpunkt Beziehungen und Zuordnungen wieder ändern

Durch das Nutzen der automatisierten Funktion werden die entsprechenden Felder der Grunddaten automatisch gefüllt.

Beim Eintrag der Adresse wird als Vorschlag die Adresse des übergeordneten Eintrages angeboten - dies können Sie bei Bedarf überschreiben.

Anschließend werden Sie gefragt, ob Sie auch die Kontaktdetails übernehmen möchten.

Familieneinträge anlegen

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Mit Familieneinträgen können sie die Zuordnung eines Kindes zu einem Elternteil im k:3 abbilden.

Legen sie zunächst ein Elternteil als Kontakt an, wie oben beschrieben (Abschnitt Neuer Haupteintrag).
Legen sie als nächstes für das Kind einen untergeordneten Eintrag an (siehe Abschnitt "Neuer untergeordneter Eintrag").
Im Feld "Beziehung" wählen sie "Kind" aus.

Hinweis: Die Bezeichnungen im Feld "Beziehung" können, wie in "Grundlagentexte" beschrieben, selber angepassen.

Adresseintrag nachträglich anpassen

Sie können den Eintrag der Adresse jederzeit anpassen. Nutzen Sie hierzu das Kontext-Menü mit den Optionen "ändern, neu und löschen".

Hinweis: Wenn Sie untergeordnete Einträge haben, müssen Sie die Anpassung auch bei diesen Einträgen manuell vornehmen.

Ansprechpartner einer Firma definieren

Wenn Sie einen Ansprechpartner einer Firma hinterlegen möchten, dann gehen Sie folgendermaßen vor:

Als erstes muss der Firmeneintrag erstellt oder ausgewählt werden.

Anschließend legen Sie die Person an, die als Ansprechpartner fungieren soll und ordnen diese Person, wie unter "Neuer untergeordneter Eintrag" beschrieben, dem Firmeneintrag zu.

Im nächsten Schritt wird nochmals der Firmeneintrag ausgewählt. Ein neues Feld in den Grunddaten ist aktiviert worden: Ansprechpartner. Hier stehen Ihnen alle Personen der Firma zur Auswahl zur Verfügung- wählen Sie jetzt die passende aus und speichern Sie den Eintrag.

Krankenkassen Eintrag | eigene erweiterte Zuordnung

Um einen Krankenkassen Eintrag zu erstellen, muss die "Krankenkassenerweiterung" in den Programmeinstellungen aktiviert sein (nutze

Krankenkassenerweiterung). Anschließend gehen Sie vor, wie unter "Neuer Haupteintrag" beschrieben. Im Feld: 'Rolle' ist der Eintrag Krankenkasse freigeschaltet. Dieser muss ausgewählt werden.

Um eigene erweiterte Zuordnungen vornehmen zu können, ist es ab Version: 5.0.7.80 möglich. Benennen Sie die Krankenkasse um durch füllen des Feldes: Beschriftung Krankenkassenerweiterung in den Programmeinstellungen.

Hinweis: Mit der Krankenkassenerweiterung ist es ebenfalls möglich, gängige Lesegeräte aus den Arztpraxen zu nutzen, die in der Lage sind, Versichertenkarten auszulesen. Durch die Aktivierung erhalten Sie einen neuen Menüpunkt im Hauptmenü.

Doubletten

Bitte beachten Sie, dass bei der Eingabe eines neuen Eintrags ein Doublettenprüfer im Hintergrund läuft. Dieser prüft Name und Vorname nach einem "phonetischen" System. Ebenfalls wird das Geburtsdatum bei der Überprüfung berücksichtigt. Wenn Sie keine Geburtsdaten standardisiert erfassen, dann wird der 01.01.1901 eingetragen. Hierdurch kommt es regelmäßig zu Problemen mit dem Doublettenprüfer. In der Regel hilft es, das Geburtsdatum auf den 02.01.1901 zu verschieben!