Über das k:3-Webshop-Modul können Sie eine Online-Anmeldung über Ihre Website den Kunden ermöglichen.
Die Bearbeitung erfolgt im Modul "Buchungen" im Register "Webanmeldungen" Hinweis: Je nach Programmeinstellung ist bei Ihnen ggf eine andere Maske zur Verarbeitung der Webanmeldungen aktiv. Diese finden Sie hier beschrieben: Hauptregister Webanmeldungen (neue Buchungsmaske)
Eingegangene Webanmeldungen
Um eine eingegangene Webanmeldung zu bearbeiten, klicken Sie bitte doppelt auf den Eintrag. Danach werden die Daten geladen und Sie erhalten im Feld 2 eine Auswahl der enthaltenen Datensätze/Einträge.
Prüfen Sie alle Daten des Teilnehmers sorgfältig ggf. nehmen Sie Korrekturen vor oder fügen die Daten mit bereits vorhandenen Adressbucheinträgen zusammen (Doubletten-Prüfung).
Sollte die Anmeldung wie in unserem Beispiel von einem anderen Benutzer bereits geladen sein, kann man den Eintrag über das Kontext-Menü freigeben.
Eintrag sofort freigeben = ist der Eintrag als "bereits geladen" markiert und wird somit für Ihre Bearbeitung blockiert, schalten Sie über diese Funktion den Eintrag wieder frei.
Ablehnung zurücknehmen = Wurde die "Buchung abgelehnt", können Sie diese Ablehnung wieder zurücknehmen.
Endgültig entwerten = sind ggf. nur Teileinträge abgelehnt worden, können Sie die Anmeldung mit dieser Funktion komplett entwerten.
Freigabe für die nochmalige Bearbeitung = ist ein Eintrag bereits bearbeitet, könnten Sie den Eintrag mit dieser Funktion wieder für eine erneute Bearbeitung freigeben.
Sobald Sie einen Eintrag über Doppelklick geladen haben, sehen Sie in diesem Feld die enthaltenen Datensätze. Es können einzelne Teilnehmer sein oder auch Einträge mit Unternehmens- oder Familienbezug.
Bei Familien-Einträgen sehen Sie dann mindestens 2 Einträge: oberster Name = 1x Haupteintrag (Rechnungsempfänger) und darunter = 1x Teilnehmer.
Nachdem die Daten geladen sind, prüfen Sie die Basis-, Adress-, Kontakt- und Bankdaten. Zusätzlich können Sie sich die hinterlegten Dokumente ansehen oder die mitgelieferten Zusatz-Infos des Kunden.
Sie können einen Buchung komplett ablehnen, sobald die Daten geladen sind. Dies kann z.B. notwendig sein, wenn ein Teilnehmer sich versehentlich doppelt angemeldet hat.
Kontrollieren Sie die Basisdaten des Teilnehmers und korrigieren Sie ggf. den Eintrag oder fügen die Daten mit bereits gespeicherten Einträgen zusammen (Doubletten-Prüfung).
Sollte es sich um einen Familieneintrag handeln, achten Sie bitte darauf, dass der erste Eintrag als Haupteintrag gekennzeichnet ist. Diese Daten übernehmen Sie, die Buchung allerdings müssen Sie überspringen - weil ja der Teilnehmer (Kind) in den Kurs gebucht werden soll.
In diesem Feld werden Ihnen die Adress-, Kontakt- und Bankdaten des Teilnehmers angezeigt. Diese können Sie mit den folgenden Schaltflächen bearbeiten:
Bei einer Webanmeldung kann die Option freigegeben werden (bei der Erstellung des Anmeldeformulars/CMS-System), dass der Kunde ein digitales Dokument mitsenden kann. Es kann sich dabei um jedes x-beliebige Dokument handeln z.B. eine Berufsurkunde (Qualifikationsnachweis) oder einen Familienpass (z.B. als Rabatt-Voraussetzung). Diese Unterlagen können hier eingesehen und übernommen werden.
Hinter den Zusatz-Infos verbergen sich die Antworten des Teilnehmers, wenn er bei der Anmeldung aufgefordert wurde einige Fragen (z.B. Abfrage der Vorkenntnisse zum Kurs) zu beantworten.
Je nach Anmeldeart muss der Teilnehmer bei seiner Online-Anmeldung eine Zahlart auswählen, diese bitte prüfen. Sollte das Feld leer sein, müssen Sie eine Zahlart selbst auswählen, damit die Buchung vollständig durchgeführt werden kann und ein Rechnungseintag geschrieben wird.
Über diese Schaltfläche können Sie die Liste der zusätzlichen Charakteristika und Newsletter bearbeiten. Sie können die entsprechenden/zutreffenden Felder aber auch direkt mit einem Haken aktivieren.
Diese Liste zeigt Ihnen die zusätzlichen Charakteristika, die ein Adressbucheintrag haben kann. Aktivieren Sie eine zutreffende Charakteristika einfach mit einem Haken.
Diese Liste zeigt Ihnen die vorhandenen Verteilerlisten für einen Newsletter. Aktivieren Sie eine zutreffende Verteilerliste einfach mit einem Haken, wenn der Teilnehmer zugestimmt hat, dass er einen Newsletter erhalten möchte.
Wenn Sie alle Daten kontrolliert und ggf. bearbeitet haben, können Sie die Daten ins Adressbuch mit dieser Schaltfläche übernehmen.
Mit dieser Funktion erhalten Sie bei einem vorhandenen Doubletten-Vorschlag folgendes Auswahlfenster:
Wenn der Doubletten-Vorschlag mit den Daten der Webanmeldung übereinstimmt, nutzen Sie bitte die Option "Vorname+Nachnale als Teilnehmer nutzen" - so vermeiden Sie Doubletten in Ihrem Adressbuch.
Sind keine Daten im Adressbuch vorhanden, klicken Sie bitte auf "neu anlegen"
Diese Schaltfläche wird benötigt, um z.B. Familieneinträge korrekt ins Adressbuch zu speichern. Für den Haupteintrag (Rechnungsempf.) übernehmen Sie zwar die Daten, überspringen aber unbedingt die Buchung. So können Sie die Daten des Kindes (bei Firmeneinträgen - den Mitarbeiter) als Teilnehmer in den Kurs einbuchen.
Dies ist eine sehr wichtige Funktion! k:3 erkennt wenn ähnliche Daten bereits im Adressbuch gespeichert sind und zeigt diese als mögliche Doublette an. Bitte prüfen Sie die geladenen Web-Daten des Teilnehmers mit dem Doubletten-Vorschlag ab. Nur so können Sie bei dem Arbeitschritt "Daten übernehmen/anlegen" die richtige Auswahl treffen.
Zur Übernahme der Daten aus dem Adressbuch nutzen Sie die Option "Vorname+Nachnale als Teilnehmer nutzen" - so vermeiden Sie Doubletten in Ihrem Adressbuch.
Sind alle Daten korrekt und ins Adressbuch übernommen folgt der Schritt der Buchung. Diese Schaltfläche aktiviert sich automatisch, wenn die Datenübernahme funktioniert hat.
Diese Ansicht zeigt Ihnen die aktuellen Teilnehmer im Kurs. Sobald die Buchung der Webanmeldung abgeschlossen ist, erscheint der neue Teilnehmer ebenfalls in dieser Liste und es kann eine Anmeldebestätgung versendet werden.
