Übersicht und Menü

Drucker 1: erzeugt das Dokument, speichert es in der Datenbank und druckt es anschließend als Serienbrief aus. (Seriendruck)

Diskette: Speichern unter - speichert das Dokument als neuen Datensatz

Haken: Speichern - speichert das aktuelle Dokument über einen bestehenden Datensatz

Drucker 2: Druckt das aktuelle Dokument direkt auf dem Standarddrucker aus.(Einzeldruck)

Hinweis: Wenn Sie eine neue Vorlage erstellen, speichern Sie diese zunächst mit dem Diskettensymbol ab.
Laden Sie dann die neue Vorlage aus der Vorlagenliste und beginnen Sie dann damit, die Vorlage mit Texten und Platzhaltern zu füllen.
Auch das Importieren von Word-Dokumenten sollte erst nach dem Laden der neu erstellten Vorlage erfolgen.

In den Vorlagen können Sie auch Formatvorlagen anlegen und auf geschriebene Texte/Vorlagen übertragen. Dies hat den Vorteil, dass nicht jede Formatierung mit mehreren Klicks angelegt werden muss und alle Dokumente Ihrem Cooperate Design entsprechen.
Details zu Formatvorlagen finden Sie im Kapitel Formatvorlagen

Mit der Zeit entsteht eine Vielzahl von Vorlagen. Mit der Suchfunktion können Sie über eine "inkrementelle Suche" Ihre Dokumente ganz einfach finden.

In k:3 unterscheiden wir verschiedene Vorlagen-Typen. Diese erscheinen dann immer in den entsprechenden Bereichen, für die die Vorlagen auch vorgesehen sind.
Bitte verwechseln Sie die Vorlagen-Typen nicht mit den Dokumenttypen (siehe oben im Screenshot).

 

Allgemeine Vorlagen: vorgefertigte E-Mails mit entsprechenden Signaturen, Newsletter, Kursleiterkommunikation usw.

Beleg Vorlagen: alle Dokumente im Bereich Finanzen - Rechnungen, Gutschrift, Zahlungserinnerung, Mahnung usw.

Buchungsmasken Vorlagen: alle Dokumente im Bereich der Buchungsmaske - Warteliste, Anmeldebestätigung, Kursinformationen usw.

Bescheinigungsvorlage: alle Dokumente, die als Zertifikate für gewisse Kurse dienen sollen (z.B. für Präventionskurse)

Tarife und Mitgliedschaften - Verträge: diese Funktion befindet sich gerade noch im Aufbau mit dem Ziel aus der Vertragsverwaltung heraus z.B. Buchungsbestätigungen ohne Kursbezug erstellen zu können.

 

Mit dem Dokumenttyp können z.B. alle Rechnungsdokumente dem Typ "Rechnung" zugeordnet werden.
Durch diese Zuordnung kann im Webshop (falls vorhanden) definiert werden, welche Dokumente im Loginbereich zur Verfügung stehen (z.B. Rechnungen, Zertifikate etc.)
Außerdem können Suchfunktionen für Dokumente vereinfacht werden, wenn die Dokumente einem Typ zugeordnet sind.
Bitte ordnen Sie die Vorlagen - falls möglich - immmer einem Dokumenttyp zu. Für die meisten Typen werden Sie einen Eintrag im Dropdown finden.

 

 

 

 

 

In diesem Menü können bestehende Vorlagen im Dokumentfenster laden, um diese zu überarbeiten.
Hinweis: Außerhalb des Vorlagen-Moduls können die Vorlagen nicht bearbeitet werden, auch wenn im Einzelfällen die gleiche Menüstruktur vorhanden ist.
Hier eine beispielhafte Ansicht von erstellten Vorlagen:

 

Sollten Sie den falschen Vorlagen Typ ausgewählt haben, können Sie ihn über diesen Befehl verändern.

So müssen Sie nicht die komplette Vorlage löschen und erneut erstellen.

 

 

Hinweis: In dem nachfolgendem Dropdown wird immer der erste Listeneintrag (Allgemeine Vorlage) angezeigt.
Sie können hier also nicht prüfen, welcher Vorlagentyp zuvor zugeordnet war.

 

<TODO>: Hier Beschreibung einfügen...

 

Die Platzhalter sind hier beschrieben
Hinweis: Bei Bedarf senden wir Ihnen Vorlagendokumente inkl. der häufig verwendeten Platzhalter zu.
Diese können Sie als Orientierung verwenden.

Hier können Sie sich standardisierte Einleitungs - bzw. Abschlussfloskeln , AGB Paragraphen uvm. hinterlegen und diese anschließend als Volltexte in andere Dokumente einfügen.
Klicken Sie doppelt auf einen vorhandenen Textbaustein um diesen einzufügen.
Über den Button "Editor" unten können Sie vorhandene Textbausteine überarbeiten und neue erstellen:

 

Klicken Sie auf "Neu", vergeben Sie eine Bezeichnung und füllen Sie das Textfenster (bei Bedarf auch mit Platzhaltern).
Klicken Sie auf Speichern oben links.
Sie können das Fenster nun schließen (oder weitere Textbausteine erstellen).
Hinweis: Der grüne Haken unten hat in dieser Maske keine Auswirkung.