Kapitel 7 - Dokument-Vorlagen erstellen

 

Der k:3 enthält ein umfangreiches Dokument-Vorlagen-Modul, das Ihnen bei häufig erstellten Dokumenten viel Arbeit spart.
Gemeinsam mit dem Dokumentenserver können die Dokumente auch automatisch erstellt und (per E-Mail) versendet werden.
z.B. kann nach einer Kursbuchung automatisch eine Anmeldbestätigung sowie (bei Bedarf zeitgesteuert) ein Rechnungsdokument erstellt und versendet werden.
(Für den Dokumentenserver benötigen Sie eine zusätzliche Lizenz.)

Die wichtigsten Informationsfelder aus dem k:3 können Sie über Platzhalter in Ihre Dokument-Vorlagen einfügen lassen.
Hierzu zählen insbesondere alle personenbezogenen Daten aus dem Adressbuch (Name, Anrede, Mailadresse etc) sowie kursbezogene Informationen (Kursname, Terminübersicht etc)
Bei Bedarf können auch Textbausteine Ihnen helfen, häufige Formulierungen mit wenigen Klicks einzufügen.

Die Dokument-Vorlagen werden mit dem integrierten Word-Editor erstellt.
Sollten Sie zuvor bereits mit Word-Vorlagen gearbeitet haben, können Sie diese hier importieren. Die Platzhalter müssen einmalig ersetzt werden, damit diese auch im k:3 funktionieren.

 

Unser Tipp zur Vorlagenerstellung: Sammeln Sie alle Dokumente aus Ihrer bisherigen Struktur und arbeiten Sie diese nach und nach ab. Auf Ihren bisherigen Dokumenten sind meistens alle wichtigen Informationen und Texte bereits vorhanden und Sie müssen diese nur noch übernehmen.

 

Für den Fall, dass Sie im Moment noch nicht wissen, welche Dokumente Sie benötigen - hier eine Übersicht, welche Dokumente der k:3 mindestens benötigt:

 

Tipp: Wenn Sie Vorlagen erstellen, öffnen Sie den k:3 ein zweites Mal. Sie können dann im ersten k:3 die Vorlagen bearbeiten und abspeichern und im zweiten k:3 z.B. in der Buchungsmaske oder der Umsatzliste testen, wie die Vorlage  ausgefüllt wird. So sparen Sie sich das regelmäßige Wechseln zwischen den k:3 Masken.

Weitere Hinweise:
Sie können grundsätzlich auch mehrere Vorlagen für den gleichen Vorlagentyp erstellen.
Eine Anmeldebestätigung für Präsenzkurse sollte beispielsweise andere Informationen (und Formulierungen) enthalten, als eine Anmeldebestätigung für Online-Kurse.

In einigen Fällen müssen die Namen der Vorlagen in den Programmeinstellungen (im Bereich Vorlagen) zusätzlich hinterlegt werden, damit der k:3 z.B. die korrekten Vorlagen zum Erstellen eines Rechnungsdokuments verwenden kann. Details hierzu beschreiben wir in den folgenden Kapiteln.