Kontaktarten
Der Begriff Kontaktarten ist im ersten Augenblick richtig. Im zweiten Augenblick kann diese Sektion für eine Fülle von Informationen zum Adressbucheintrag genutzt werden.
Beispiele sind: Gebietszuordnungen, Kostenstellen, Kontakt durch, spezifische Kennzeichnungssysteme, wie Passnummern o.ä.. Zertifizierungsstände und Rezertifizierung zum, spezifische Berufsbezeichnungen und vieles mehr sind möglich und wird im k:3 täglich genutzt.
Alle standardisierten Kontaktarten werden in der Liste des Adressbuches als Spalten angeboten, die man jederzeit ein- und ausblenden kann, aber auch durchsuchen oder filtern.
Dadurch sind z.B. schnelle Listen mit allen Personen, die einem Gebiet zugeordnet sind möglich, ebenso wie Listen mit Rezertifizierungen, an die Sie Ihre Kunden erinnern können.
Für einen neuen Adresseintrag werden in dieser Liste alle im k:3 vordefinierten Kontaktarten standardisiert angelegt.
Für jede Kontaktart können Sie nun in der Spalte "Details" Werte erfassen, ändern oder löschen. Werte werden jeweils über einen, für diese Kontaktart spezifischen, Editor erfasst. "EMail", "Telefon" und "Fax" beispielsweise können einfach mit Text beschrieben werden.
Die Kontaktarten werden unter Administration -> Grundlagen Texte und dort in der Tabelle KontaktArt zeilenweise mit Ihrem Namen eingetragen.
Um die Eingabe von speziellen Daten zu standardisieren können spezielle Editoren für die Eingabe konfiguriert werden.
In dem folgenden Beispiel sehen Sie drei solcher Kontaktarten, die Sie in den Grundlagentexten definieren mit den sprechenden Namen: "Zahlart", "Nationen" und "JaNein".
Damit die Kontaktarten mit einem speziellen Editor versehen werden, müssen diese über Administration -> Programmeinstellungen unter dem Reiter "Kontaktdetails Mapper" konfiguriert werden.
In "Kontaktdetails Mapper" kann in der Zeile "Sonstiges", über Klick auf das Punkte Symbol "..." der Spalte "(Sammlung)", der Kontaktarten Editor aufgerufen werden.
Der Kontaktdetails Mapper funktioniert über die textliche Zuordnung der Kontaktart. Das heißt, wenn Ihre Kontaktart Zahlart heißt, dann muss dies unter „methodName“ geschrieben werden. Unter function wird der Editor ausgewählt. Hier ein paar Beispiele
1. Fall - Zahlart
In dem Kontaktarten Editor bitte die richtige Funktion für "function" auswählen, in diesem Fall "PaymentMethods".
Für die Kontaktart einen sprechenden Namen bei "methodName" eingeben, hier "Zahlart":
(bitte den Namen ohne Leerzeichen am Ende schreiben, die Handhabung wird dadurch wesentlich einfacher)
Bitte speichern Sie den Eintrag nach der Bestätigung mit OK, mit dem "Speichern" Button am Fuße des Fensters!
(Es ist wichtig dass Sie sich den eben vergebenen Namen merken!)
Ab hier können Sie:
a. die neue Kontaktart für alle Adresseinträge zur Verfügung stellen
- dafür müssen sie den Namen in die Liste unter Administration -> Grundlagentexte eintragen und mit dem Button "Übernehmen | Speichern | Verteilen" festschreiben
b. die neue Kontaktart nur für einzelne Adresseinträge sichtbar machen
- in diesem Fall rufen Sie den entsprechenden Adresseintrag auf und gehen dort zu den Kontaktdaten
- in die leeren Zeile am Ende der Liste geben Sie den Namen der neuen Kontaktart ein und drücken die "Enter" Taste
- bestätigen Sie die Abfrage in dem aufkommenden Fenster
- damit ist die Kontaktart eingefügt und Sie können einen der Werte aus der Liste vergeben. Bitte speichern Sie den so geänderten Adresseintrag.
Folglich: haben Sie erreicht dass sobald die Kontaktart "Zahlart" angesprochen wird, wird die Funktion "PaymentMethods" aufgerufen, die die Liste der Zahlarten in einem Drop Down Menü darstellt, aus dem Sie nun einen Wert auswählen können.
Die Liste der Zahlarten ist unter Administration --> Programmeinstellungen und dort unter dem Reiter "Zahlungsmethode" hinterlegt und kann dort bearbeitet werden.
2. Fall - Nationen
Dafür wird über die Schaltfläche "Hinzufügen" in dem Kontaktdateneditor ein neuer Eintrag in dem Fenster "Member" erzeugt und dann
- in dem rechten Fenster unter "function" die gewünschte Funktion, hier "nationsList" und
- der Name der Kontaktart, hier "Nationen" eingegeben und
- mit OK bestätigt und mit dem "Speichern" Button festgeschrieben.
Folglich: wird in der Adressdetailanzeige, bei jedem Aufruf der Kontaktart "Nationen" die Funktion "nationsList" die Liste der Nationen in einem Drop Down Menü anzeigen.
weitere Fälle - JaNein und Datum
Gehen Sie genauso vor, wie oben beschrieben. Verknüpfen Sie Kontaktarten mit einer standardisierten Ja-Nein Antwort (oder kein Wert) oder mit einem Datumsfeld.
3. Fall - Kontaktart "Meine Liste" aus frei gewählten Einträgen
Wenn Daten standardisiert eingegeben werden sollen, dann bietet sich der Typ: OwnList an. Mithilfe dieses Typen können Sie Listen mit Vordefinierten Werten erzeugen, die anschließen im Adressbuch zur Verfügung stehen. Im Webportal können diese Vorgaben ebenfalls durch uns integriert werden. Die Werte werden als Dropdown Liste angezeigt. Es ist möglich einen Wert der Liste auszuwählen.
Die Konfiguration sieht folgendermaßen aus:
Der Output sieht folgendermaßen aus:
Mehr Funktionalitäten mit den Kontaktdetails:
Nutzung von einzelnen Kontaktarten in folgenden Zusammenhängen:
1. Statistik Marker für Umsatz Dashboards
2. Zusätzliche Spalten in der Umsatzliste (z.B. Export oder Filtern)
3. Ausspielen von Standard Werten im Webportal (nach Konfiguraton)
Um bei einer dieser Optionen spezielle Kontaktarten zu nutzen (z.B. Kostenstellen, Buchungskreise oder Institutionelle Zugehörigkeiten) können in den Programmeinstellungen:
Standard Kontaktdetail 1
Standard Kontaktdetail 2
Standard Kontaktdetail 3
Standard Kontaktdetail 4
Mit den entsprechenden Kontaktarte Beschreibungen versehen werden.
Wenn hier Werte hinterlegt sind, kann z.B. die Kostenstelle der Person in der Umsatzliste angezeigt werden. Oder auch die Kostenstelle des Rechnungsempfängers – für beide Identitäten werden die Daten ausgespielt.
Kostenstelle ist nur ein Beispiel – Sie können alle gewünschten Daten dort einblenden und verknüpfen.
Spezielle eMail Adressen für den Rechnungsversand:
Mit der Programmeinstellung: E_RechnungsIndikator Kontaktdetails können Sie die Kontaktart hinterlegen, für die eine spezielle Rechnungsadresse für den eMail Versand bei Ihren Kunden gewünscht ist.
Wenn Ihr Kunde zum Beispiel den Rechnungsversand an: buchhaltung@domain.de erhalten möchte, dann hinterlegen Sie diese Adresse bei der entsprechenden Kontaktart.
Hinweis: Diese Adresse überschreibt beim Rechnungsversand eine ggf. allgemeine eMail Adresse des Kontaktes. (Daher ist es kein Problem an einem Kontakt zwei eMail Adressen zu führen)
Kontaktarten nutzen für die Preisauswahl bei einem Kunden:
Sie können die Kontaktarten nutzen, um eine automatisierte Preisauswahl bei Produkten zu nutzen. Wenn Sie Preisstaffeln an Kursen mitführen, dann können Sie diese mit speziellen Kontaktarten und Werten aus dem Adressbuch verknüpfen:
1. Erzeugen Sie einen neuen Eintrag über hinzufügen.
2. Tragen Sie unter ContactMethod den Namen der Kontaktart ein
3. Tragen Sie unter contactValue den Wert ein, bei dem die Preisstaffel greifen soll
4. Tragen Sie die Bezeichnung der Preisstaffel aus den Kursgrundlagen in das Feld: selectedPriceName ein.
