C - Projekt Fokus KG 2016 - k:3 Seminar- und Kursverwaltung
Hauptmenü Faktura
Über das Hauptmenü der Faktura steuern Sie die meisten Funktionen.
Darüber hinaus finden Sie einzelne Funktionen auch im Kontext-Menü.
Ansichten
Wie in jedem Bereich können Sie hier Ansichten laden, die Sie sich vorab zusammengestellt und gespeichert haben.
Arbeiten Sie hierbei mit der Spaltenauswahl und den Filter-Optionen, um alle notwendigen Spalten in der Ansicht zu haben, die Sie benötigen.
Speichern Sie eine Ansicht mit Hilfe dieses Symbols
Die gespeicherten Ansichten können auch über das Diagrammsymbol neben der Diskette aufgerufen werden. Hinweis: Gespeicherte Ansichten sind immer für alle Benutzer verfügbar. Sie können in den Programmeinstellungen eine Ansicht definieren, die beim Laden der Umsatzliste standardmäßig verwendet wird.
Im rechten Seitenmenü finden sie darüber hinaus vorgespeicherte Standard-Ansichten. Siehe Direkt-Filter Finanzen
Export XLS Exportiert die aktuelle Ansicht als Excel-Datei.
Export PDF Exportiert die aktuelle Ansicht als PDF-Datei.
Liste Drucken Druckt die aktuelle Ansicht aus. Den aktuell gewählten Drucker sehen sie über der Umsatzliste. Mit einem Doppelklick auf den Namen können sie einen anderen Drucker und weitere Einstellungen wählen.
Kunde im Adressbuch öffnen
Öffnet den zum aktuellen Eintrag gehörenden Kontakt im Adressbuch. Falls vorhanden kann zwischen Rechnungsempfänger, Teilnehmer, übergeordneter Teilnehmer und Veranstalter gewählt werden.
Alle Daten anzeigen Öffnet die gesamte Umsatzliste (inkl aller Spaltenköpfe, ohne Berücksichtigung von Filtern) in einem PopUp-Fenster. Diese Liste kann anschließend als Excel-Dokument exportiert werden.
Kursdetails Öffnet bei Kursbuchungen in einem PoUp-Fenster Details zum gebuchten Kurs (u.a. Kursnummer, Preis, Ort, Termine, Kursleiter) Diese Ansicht kann bei Bedarf gedruckt werden.
Lexware Schnittstelle Öffnet die Lexware Schnittstelle zum Übertragen der Umsätze in das Buchhaltungsprogramm Lexware. Siehe auch: Buchhaltungsschnittstellen
Abacus Schnittstelle
Öffnet die Lexware Schnittstelle zum Übertragen der Umsätze in das Buchhaltungsprogramm Lexware. Siehe auch: Buchhaltungsschnittstellen
Datev Schnittstelle
Öffnet die Datev Schnittstelle zum Übertragen der Umsätze in das Buchhaltungsprogramm Datev. Siehe auch: Buchhaltungsschnittstellen
Daten komplett neuladen Aktualisiert die Umsatzliste. Hinweis: Wenn anschließend bestimmte Daten nicht aktualisiert wurden, können sie "Tiefes Aktualisieren" verwenden (im Menübereich "Veränderungen"). Warnung: Das Tiefe Aktualisieren lädt alle betroffenen Datenbankbereiche komplett neu. Dies kann einige Minuten dauern und zudem den Prozessor und Arbeitsspeicher des Computers stark beanspruchen. Die Auswirkungen hängen von der Datenbankgröße (u.a. Anzahl der Re-Einträge) ab. Verwenden sie die Funktion nur, wenn es notwendig ist.
BMD Schnittstelle
Öffnet die BMD Schnittstelle zum Übertragen der Umsätze in das Buchhaltungsprogramm BMD. Siehe auch: Buchhaltungsschnittstellen
Patch Dokumente Betrifft das Rechnungsdatum von Rechnungsdokumenten. Dieses ist unabhängig voneinander in der Datenbank als auch im Rechnungsdokument selbst gespeichert. In seltenen Fällen haben Re-Einträge hinterlegte Dokumente (vgl. Spalte "Beleg erzeugt" bzw. den Hinweis "RE erzeugt" in der Zeilenüberschrift) während das Rechungsdatum in der Umsatzliste (Spalte "Rechungsdatum") fehlt. Es wird dann das Datum 01.01.0001 angezeigt. Mit der Funktion "Patch Dokumente" wird das Datum aus dem Dokument in die Datenbank zurück geschrieben und ist anschließend auch in der Spalte "Rechnungsdatum" wieder vorhanden. Dies ist insbesondere für den Export der Umsatzliste für externe Buchhaltungsprogramme (Lexware, Datev...) wichtig. Bitte filtern sie zur Anwendung der Funktion vorher alle betroffenen Rechnungseinträge: Spalte "Beleg erzeugt" = aktiv, Spalte Rechnungsdatum = 01.01.0001
Hinweis: Wenn danach noch Dokumente ohne Datum vorhanden sind, kann der Status "Beleg erzeugt" entfernt werden: Mit einem Rechtsklick auf den Re-Eintrag finden sie den Eintrag "Freigabe Dokumentenerzeugung bei fehlendem Beleg". Anschließend können sie ein neues Rechnungsdokument erstellen, dass dann allerdings das aktuelle Datum erhält.
Der k:3 unterscheidet zwischen Dokumenten drucken = der hinterlegte Standard-Drucker wird genutzt, der Direktdruck wird in Auftrag gegeben und ein Eintrag für die Buchhaltungsschnittstelle wird geschrieben
und Dokumente erstellen und versenden = die Dokumente werden erstellt (optional: es KANN als PDF* zum Kunden übersandt werden) und werden automatisch an eine hinterlegte E-Mail-Adresse versandt. Auch hier wird ein Eintrag für die Buchhaltungsschnittstelle geschrieben. Der Eintrag für die Buchhaltungsschnittstelle kann in der Spalte "Beleg erzeugt" nachgeprüft werden. In der Zeilenüberschrift steht zusätzlich der Vermerk "RE erzeugt" bzw "Dok erzeugt - oder nicht nötig". Achtung: Mit der Funktion "erstellen und versenden" wird das Dokument direkt versendet, ohne dass man den Inhalt vorher prüfen kann. Bei der Funktion "drucken" wird das Dokument zuvor angezeigt.
Der Befehl Einzeldokument erstellen (ohne Buchhaltung) wird immer dann verwendet, wenn ein Dokument zwar erzeugt werden muss, aber kein Eintrag für die Buchhaltungsschnittstelle hinterlegt werden muss. Bitte nutzen Sie diese Funktion nur, wenn Sie beispielsweise einen Hinweistext für den speziellen Kunden hinterlegen möchten.
Hinweis: für den Druck oder das "Erstellen und versenden" muss die Einzelrechnung oder müssen mehrere Rechnungen/Gutschriften immer markiert sein. Nutzen Sie hierzu die SHIFT-Taste Ihrer Tastatur.
Wenn Sie die Rechnung als Dokument hinterlegt haben, können Sie diese an eine E-Mail anhängen: E-Mail Versand
*richten Sie diese PDF-Funktion in den Programmeinstellungen im Bereich BWL ein. Wenn Sie diese Funktion aktivieren, benötigen Sie eine Vorlage als Anschreiben, damit das Dokument als PDF-Anhang versandt werden kann.
Wenn Rechnungen nicht zum Fälligkeitstermin bezahlt sind, werden diese in der Regel gemahnt. Hierzu hat der k:3 drei hinterlegte Mahnstufen, die mit individuellen Vorlagen versehen werden können.
Ob Sie in der 1. Mahnstufe (von der Wortwahl her) eine Zahlungserinnerung oder gleich eine 1. Mahnung als Vorlage hinterlegen, steht Ihnen frei.
Legen Sie Ihre Vorlagen an und speichern Sie diese ab. Diese Dokumentenbezeichnung hinterlegen Sie dann in der Programmeinstellung "MahnFormular1" im Bereich "Vorlagen".
In den Programmeinstellungen im Bereich BWL können Sie ebenfalls hinterlegen, ob der k:3 Mahngebühren pro Mahnstufe berechnen soll: "MahngebührStufe1" "MahngebührStufe2" "MahngebührStufe3"
Im Bereich Mahnungen können Sie ebenfalls Mahnungen "drucken" oder "erstellen und versenden".
Hinweis: für den Druck oder das "erstellen und versenden" müssen die jeweiligen Mahnungen immer markiert sein. Nutzen Sie hierzu die SHIFT-Taste Ihrer Tastatur. Wenn sie die Mahnungen als E-Mail-Anhang versenden möchten erstellen sie bitte zusätzlich eine Vorlage für das E-Mail-Anschreiben. Den Namen der Vorlage hinterlegen sie in der Programmeinstellung "eMailVersandvorlageMahnung".
Im Bereich Veränderungen befinden sich viele Funktionen für die Bearbeitung von Rechnungen oder Gutschriften. Wir haben diese unter Veränderungen Finanzen detailliert beschrieben.
Da einige Filter so umfangreich sind, dass diese nicht mehr vollständig in der Filterzeile unter den Listen angezeigt werden können, gibt es hier ein Extra-Fenster dafür.
Sie arbeiten hier identisch so, wie in Filtern beschrieben.
