E-Mails verfassen

Über Reiter "Einfügen" (Insert) können Sie Tabellen, Bilder, Hyperlinks (Verknüpfungen mit Internetseiten), Textfelder und  Symbole (Sonderzeichen) einfügen.

Über den Reiter "Home" gelangen Sie zurück in den Editier-Modus.
Hinweis: Mit einem Doppelklick auf die Reiter-Namen können sie bestimmen ob der jeweilige Reiter dauerhaft eingeblendet bleibt oder wieder verschwindet, sobald sie einen anderen Bereich klicken.
Diese Funktion kann ihnen auf kleinen Bildschirmen Platz sparen. Der nach oben zeigende Pfeil auf der rechten Seite minimiert ebenfalls den aktuellen Reiter (hier als Menüband bezeichnet).

Diese Felder sind identisch mit den gängigen E-Mail Programmen. Wählen Sie einen Empfänger, bei Bedarf einen CC-Empfänger, die Betreffzeile und den Text der E-Mail.
Hinweis: Wenn sie im Feld "An:" oder "CC:" mehrere Empfänger auswählen, werden diese immer als "Blind Copy" (BCC) versendet. Die Empfänger bekommen also die Mailadressen der anderen Empfänger nicht angezeigt.

Mit diesen Symbolen können Sie (v.l.n.r.)

Die E-Mail als fertiges Dokument speichern.

Den letzten Arbeitsschritt rückgängig machen (Strg+Z).

Die vorherigen Arbeitsschritt Wiederherstellen (Strg+Y).

Die E-Mail senden. (Diesen Button finden sie auch im Menübereich Senden auf der rechten Seite)

Die E-Mail als Entwurf speichern. (Diesen Button finden sie auch im Menübereich Senden auf der rechten Seite)

 

Mit dem (nach unten zeigenden) Pfeil rechts können Sie wählen, welche der eben beschriebenen Symbole angezeigt werden sollen.

 

 

 

In dieser Menüzeile können Sie den geschriebenen Text formatieren. Die Optionen entsprechen denen im Programm Microsoft Word.
Der Pfeil unten rechts im Bereich "Schriftart" und "Absatz" weisen darauf hin, dass noch ein Untermenü geöffnet wird, sobald man darauf klickt.

 

 

In der Seitennavigation rechts können sie Vorlagentexte für ihrer E-Mail auswählen und Anhänge anfügen.
Vorlagentexte auswählen
Klicken sie auf den Menüpunkt "Vorlagen". Machen sie links neben der gewünschte Vorlage einem Doppelklick auf den Pfeil.
Der Text ihrer Vorlage wird nun eingefügt.
Hinweis: Es werden nur Vorlagen mit dem Vorlagentyp "Allgemeine Vorlage" angezeigt.
Wenn sie neue Vorlagen anlegen möchten oder bestehende überarbeiten möchten, finden sie weiter Hinweise im Kapitel 3 - Vorlagen erstellen.
 

Anhänge anfügen
Es werden drei Typen von Anhängen unterschieden:

     Kundendokumente: Zeigt ihnen die Dokumente aus der Kundenakte des E-Mail-Empfängers an. Wählen sie die gewünschten Anhänge über die Checkbox links aus.
Wenn sie viele Dokumente zur Auswahl haben, nutzen sie das Suchfeld um nach bestimmten Dateinamen zu suchen.

 

Anhänge: Mit diesem Menüpunkt können sie dateien von ihrem PC auswählen.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das leere Feld unter der Überschrift "Anhang".

Wählen Sie  "Anhang einfügen", um eine Datei von ihrem PC der E-Mail anzuhängen.

Mit dem gleichen Menü können sie auch bereits geladene Anhänge wieder entfernen.

 

Firmendokumente: Hier können sie alle im k:3 gespeicherten Dokumente auswählen, die der Firma ihres Empfängers zugeordnet sind.
Wenn sie zum Beispiel Max Mustermann von der Muster GmbH eine E-Mail senden, sehen sie hier auch die Dokumente der Kollegin Petra Mustermann, die in ihrem Adressbuch der gleichen Firma zugeordnet ist.
Auch hier werden die gewünschten Anhänge über die Checkbox links ausgewählt.
 

Mit diesen Buttons können sie nach Textstellen innerhalb ihrer E-Mail suchen und diese bei Bedarf durch eine andere Zeichenfolge ersetzen.

Mit dem Button "Einfügen" werden Texte oder Bilder 1:1 aus der Zwischenablage eingefügt.
Mit dem Button "Inhalte einfügen" haben sie zusätzlich die Option, Texte ohne die Formatierung (zum Beispiel Tabellenränder, HTML-Formtierungen u.ä.) einzufügen.