 Listenansicht E-MailsIhre E-Mails werden hier als Tabelle angezeigt. Sie können ihre Nachrichten innerhalb jeder Spalte aufsteigend und absteigend sortieren (z.B. von A-Z oder Z-A).
Die aktuelle Sortierung erkennen Sie an dem Pfeil (hier absteigend sortiert nach Empfangsdatum).
Um die Sortierung zu vereinfachen, können Sie diese gruppieren. Ziehen Sie dazu den Namen der Spalte, die Sie gruppieren möchten mit der gedrückten linken Maustaste nach oben (aktuelle Gruppierung: Date).
Es werden nun Gruppen ( "Unterordner") erstellt - im aktuellen Beispiel eine pro Tag. Auch diese Gruppierung können Sie aufsteigend und absteigend sortieren.
Die bereits gruppierte Ansicht ihrer E-Mails können Sie nun nochmals nach einem weiteren Kriterien (z.B. Subject/Betreff) sortieren, in dem sie auf den Spaltennamen klicken.
Um die Gruppierung wieder aufzuheben, ziehen Sie diese wieder zurück nach unten zu den übrigen Spalten.
Hinweis: Mit einem Doppelklick auf die E-Mail-Zeile können sie die Mail in einem eigenen Fenster öffnen.
KD-Zuordnung
In dieser Spalte wird angezeigt, welchem Eintrag in ihrem Adressbuch (welchem Kunde) die E-Mail zugeordnet ist.
Dadurch können sie in der Kundenakte alle E-Mails einsehen, die von dem Kunde eingetroffen oder an ihn gesendet wurden.
Die Zuordnung erfolgt über die Mailadresse: Wenn die Mailadresse der eingehenden E-Mail im Adressbuch bereits vorhanden ist, erfolgt die Zuordnung automatisch.
Sie können die Zuordnung auch manuell anpassen - z.B. wenn sie eine E-Mail von einem bekannten Kunde erhalten, dieser aber eine nicht gespeicherte info@-Adresse verwendet.
Klicken sie dazu auf den kleinen Pfeil neben dem Namen und wählen sie dort den gewünschten Eintrag aus.
Bearbeitet
In dieser Spalte können sie markieren, ob eine E-Mail bereits bearbeitet wurde. Dadurch ist auch für ihre Kollegen transparent, ob zu der betreffenden Mail noch Handlungsbedarf besteht.
ToDo für
In dieser Spalte könne sie eine E-Mail als Aufgabe für einen Mitarbeiter zuweisen.
Über die Ansichten-Funktion können sie für jeden Mitarbeiter eine Ansicht mit den ihnen zugewiesenen E-Mails erstellen.
Fahren sie dazu vorher mit der Maus über die Spalte "ToDo für" und klicken sie dort auf das kleine Filtersymbol. Hier können sie den Namen des Mitarbeiters auswählen.
Bei Nummer 7 finden sie das Ansichten-Symbol zum Speichern und Abrufen der Ansichte.
Tipp: Wenn eine E-Mail eine größere Aufgabe enthält, der sie eine Beschreibung und Kommentare hinzufügen möchten, erstellen sie links oben eine eigene Aufgaben dafür (vgl. Task anlegen).
Wechseln sie anschließend zurück zum Reiter eMails und ziehen sie die E-Mail per Drag&Drop auf die Aufgabe. Wichtig: Es muss ein grüner Pfeil links erscheinen, sonst funktioniert die Zuweisung nicht.
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