Nachdem Sie auf den Button "Rechnung erzeugen" geklickt haben (siehe
Produkte auswählen > Nummer 6), bestätigen sie die Frage, ob die Rechnungsdaten geschrieben werden sollen.
Dadurch wird ein Rechnungseintrag im k:3 erzeugt. Um die Rechnung selbst zu erstellen, wechseln sie nun in das Modul "Umsätze und Rechnungen" (im Menübereeich Administration).
Wählen sie dort den eben erzeugten Rechnungseintrag aus.
Tipp: Die Liste der Rechnungseinträge lässt sich durchsuchen.Durch Eingabe des Namens zum Beispiel finden Sie bequem alle dazugehörigen Rechnungseinträge.
Sollte das Suchfeld nicht eingeblendet sein, können Sie dies durch einen Rechtsklick auf einen der Spaltenüberschriften wieder einblenden.
Rechnung drucken
Sobald sie den gewünschten Rechnungseintrag markiert habe, klicken sie im linken Menübereich "Dokumente erzeugen" auf "Rechnung drucken". (s.u.)
Das Rechnungsdokument wird nun mit der Standard-Vorlage für Rechnungen erstellt und angezeigt. Sollten Sie mehrere Vorlagen für Rechnungsdokumente hinterlegt haben, wird zuvor über ein Popup-Fenster abgefragt, welche der Vorlagen sie verwenden wollen. Sobald die Vorlage geladen ist, können sie das Dokument auch bei Bedarf noch editieren vor dem Ausdruck.
Wählen sie nun das Drucker-Symbol um die Rechnung auszudrucken. Die Rechnung wird dadurch zusätzlich als Dokument in der Datei-Akte des Kunden gespeichert.
Rechnung versenden
Sobald sie den gewünschten Rechnungseintrag markiert habe, klicken sie im linken Menübereich "Dokumente erzeugen" auf "Rechnung erstellen und versenden". (s.u.)
Das Rechnungsdokument wird nun mit der Standard-Vorlage für Rechnungen erstellt und angezeigt. Sollten Sie mehrere Vorlagen für Rechnungsdokumente hinterlegt haben, wird zuvor über ein Popup-Fenster abgefragt, welche der Vorlagen sie verwenden wollen. Sobald die Vorlage geladen ist, können sie das Dokument auch bei Bedarf noch editieren vor dem Versand.
Wählen sie nun das @-Symbol neben der Betreffzeile rechts, um das Rechnungsdokument zu versenden. Das Rechnungsdokument kann optional als PDF-Datei versendet werden.*
*richten Sie diese PDF-Funktion in den Programmeinstellungen im Bereich BWL ein. Wenn Sie diese Funktion aktivieren, benötigen Sie eine Vorlage als Anschreiben, damit das Dokument als PDF-Anhang versendet werden kann.
Einzeldokument erstellen (ohne Buchhaltung)
Der Befehl "Einzeldokument erstellen (ohne Buchhaltung)" wird immer dann verwendet, wenn ein Dokument zwar erzeugt werden muss, aber kein Eintrag für die Buchhaltungsschnittstelle hinterlegt werden muss. Bitte nutzen Sie diese Funktion nur, wenn Sie beispielsweise einen Hinweistext für den speziellen Kunden hinterlegen möchten.
Hinweis: für den Druck oder das "Erstellen und versenden" muss die Einzelrechnung oder mehrere Rechnungen/Gutschriften immer markiert sein. Nutzen Sie hierzu die SHIFT-Taste Ihrer Tastatur.
Wenn Sie die Rechnung als Dokument hinterlegt haben, können Sie diese an eine E-Mail anhängen:
E-Mail Versand
